Cara Menggunakan Fungsi VLOOKUP Excel Lengkap Dengan Contoh

Fungsi VLOOKUP termasuk ke dalam kategori atau kelompok fungsi “lookup & reference” yang ada di excel. Pengetahuan mengenai cara menggunakan fungsi VLOOKUP excel ini sangat penting mengingat kegunaannya yang akan sangat membantu kita dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan excel.

Salah satu contoh penerapan fungsi ini adalah ketika kita ingin membuat kartu ujian otomatis, dengan bantuan fungsi VLOOKUP, maka pembuatan kartu ujian bisa kita lakukan dengan proses yang lebih cepat dari pada proses pembuatan kartu ujian secara manual tanpa VLOOKUP.

Apa Itu Fungsi VLOOKUP ?

Seperti yang telah saya uraikan pada paragraf pertama diatas, di excel, fungsi VLOOKUP tergabung ke dalam kelompok fungsi “lookup & reference”. Versi saya, dari sini kita bisa sedikit menarik pengertian bahwa fungsi ini disediakan di excel untuk melihat (looking) atau mencari data pada tabel referensi. Anda tidak perlu bingung dulu, anda akan lebih faham mengenai hal ini setelah praktik langsung dengan study case yang telah saya siapkan dibawah. Pelan – pelan saja.

Bentuk Penulisan Fungsi VLOOKUP

Sebagaimana fungsi-fungsi excel yang lain, menulis fungsi VLOOKUP tentu ada aturannya. Kita tidak bisa sembarangan dalam hal penulisan fungsi ini. Kita wajib mengikuti rambu-rambu yang telah ditentukan oleh excel itu sendiri. Aturan penulisan fungsi VLOOKUP adalah sebagai berikut.
VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;[range_lookup])
Bisa kita lihat bahwa fungsi ini diiringi atau memerlukan 4 parameter untuk bisa menghasilkan output, yaitu “lookup_value”, “tabel_array”, “col_index_num” dan “range_lookup”. Penjelasan fungsi dan masing-masing parameter adalah sebagai berikut :

VLOOKUP : ini adalah sebuah kata kunci atau keyword yang digunakan untuk memanggil atau mengaktifkan fungsi VLOOKUP. Pada praktiknya, sebelum menuliskan keyword ini pada sebuah cell, kita wajib mendahuluinya dengan terlebih dahulu menambahkan karakter “=” (sama dengan), baru setelah itu kita panggil atau tulis keyword “VLOOKUP”. Maksud saya adalah seperti ini “=VLOOKUP”.

Mungkin akan ada yang bertanya, huruf “V” pada awalan nama fungsi ini artinya apa ?
Baik, saya rasa kita semua sudah mengetahui bahwa, secara normal penyajian data dengan tabel bisa dirancang dalam dua bentuk, yaitu bentuk vertikal dan horizontal. Tabel vertikal adalah tabel yang kolom datanya berjejer ke kanan dan header atau judul kolomnya berada di atas (pada baris pertama tabel). Sedangkan tabel horizontal adalah tabel yang datanya berjejer ke bawah dan header tabelnya berada di sebelah kiri. Pasti anda sudah faham mengenai bentuk-bentuk tabel, saya tidak perlu menjelaskannya terlalu panjang.

Nah lalu apa hubungannya dengan huruf “V” pada nama fungsi VLOOKUP ? hubungannya ialah excel memperuntukkan penggunaan fungsi ini khusus pada tabel yang berentuk vertikal, sehingga jika data anda tersaji dalam bentuk tabel horizontal, maka fungsi ini tidak bisa digunakan.

Tapi jangan khawatir, excel sudah menyediakan fungsi lain untuk mendapatkan hasil yang persis sama dengan fungsi VLOOKUP, dimana fungsi tersebut penggunaannya pun dikhususkan pada bentuk tabel horizontal, fungsi tersebut ialah fungsi HLOOKUP, kita akan pelajari juga mengenai penggunaan fungsi ini pada tulisan yang lain.

lookup_value : parameter lookup_value diisi dengan sebuah nilai atau cell yang akan kita jadikan nilai kunci atau rujukan untuk pencarian data pada tabel referensi. Biasanya letak nilai kunci ini pada tabel referansi, berada pada kolom pertama (paling kiri). Berdasarkan nilai kunci inilah nantinya kita bisa mendapatkan nilai-nilai pada kolom lain dalam baris yang sama dengan nilai kunci. Mudah-mudahan anda faham.

tabel_array : ini adalah istilah lain dari tabel referensi, isinya bisa satu tabel referensi utuh atau hanya sebagian dari kolom-kolom yang ada pada tabel referensi, tergantung apakah kita mau mencari data pada semua kolom atau kolom tertentu saja.

col_index_num :  parameter ini kita isi dengan kolom mana atau kolom keberapa pada tabel referensi yang ingin kita cari atau munculkan datanya.

range_lookup : parameter terakhir ini adalah parameter optional, artinya parameter ini bisa diisi atau dikosongkan. Namun untuk pencarian data yang sifatnya spesifik, maka parameter ini harus diisi. Ada dua nilai yang diterima oleh parameter ini, nilainya sendiri telah ditentukan oleh excel yaitu nilai boolean “true” dan “false”. Jika anda menginginkan pencarian yang harus sama persis dengan nilai acuan pada parameter “lookup_value”, maka parameter ini harus anda isi dengan nilai boolean “false”. Sedangkan bila dibiarkan kosong, maka secara default fungsi vlookup akan menghasilkan hasil yang sama dengan hasil ketika parameter ini diisi nilai boolean “true”.

Jangan sungkan untuk bertanya apabila anda masih belum faham dengan penjelasan mengenai parameter-paremeter diatas. Karena pemahaman akan hal ini sangatlah penting agar fungsi bisa berjalan dengan baik.

Baiklah, sekarang saatnya kita praktik untuk menggunakan fungsi VLOOKUP. Saya telah siapkan contoh study case penggunaan fungsi ini dalam kasus pembuatan kartu ujian siswa.

Contoh Penggunaan Fungsi VLOOKUP Excel

Yuk kita mulai.

Contoh ini juga merupakan contoh cara menggunakan rumus fungsi excel vlookup beda sheet karena dalam contoh ini kita akan menggunakan dua sheet yang berbeda.

Buka aplikasi microsoft excel anda dan sediakan dua buah sheet seperti pada gambar dibawah. Isi sheet “DATA PESERTA” dengan data-data yang akan dimasukkan pada kartu ujian, dan desain bentuk kartu ujian pada sheet “KARTU”. Silahkan anda ikuti seperti di gambar atau anda desain sesuai selera anda masing-masing.

fungsi vlookup

Sekarang waktunya kita mengisi sheet kartu dengan fungsi VLOOKUP untuk menampilkan data peserta ujian yang ada pada sheet “DATA PESERTA”.

Pada contoh ini kita akan menggunakan nilai pada kolom “NO UJIAN” yang ada pada tabel data peserta sheet “DATA PESERTA” sebagai nilai acuan untuk mengisi parameter “lookup_value”. Jika anda lupa mengenai parameter ini, silahkan baca kembali bagian mengenai penjelasan tentang parameter pada tulisan ini. Ingat, kita tidak harus menggunakan nilai yang ada pada kolom “NO UJIAN” sebagai nilai acuan, kita juga bisa menggunakan nilai pada kolom “NO” atau “NIS”.

Buka sheet “KARTU” lalu isikan fungsi vlookup pada cell “D10”, “D11”, “D12” untuk mendapatkan data nama, kelas dan ruang.

Format fungsi VLOOKUP yang bisa kita isikan pada ketiga cell adalah sebagai berikut :
Cell “D10” : =VLOOKUP($D$9;'DATA PESERTA'!$C$4:$F$13;2;FALSE)
Cell “D10” : =VLOOKUP($D$9;'DATA PESERTA'!$C$4:$F$13;3;FALSE)
Cell “D10” : =VLOOKUP($D$9;'DATA PESERTA'!$C$4:$F$13;3;FALSE)
Jangan kaget jika hasilnya “#N/A”. Ini karena kita belum menentukan atau belum mengisi nilai acuan pada cell “D9”. Untuk melihat hasilnya, silahkan anda pilih siswa dengan nomor ujian berapa yang ingin anda tampilkan datanya pada kartu ujian.

Kita coba dengan nomor ujian 0001, kalau tidak ada kesalahan maka hasil pada sheet “KARTU” akan seperti gambar dibawah. Data nama, kelas dan ruang akan secara otomatis muncul berdasarkan nomor ujian yang kita isi pada cell "D9". Ini tentu akan lebih mempercepat pekerjaan ketimbang kita menulis atau mengisi data-data tersebut secara manual.

contoh vlookup excel

Mudah sekali bukan ? untuk menampilkan data peserta ujian yang lain pada kartu, maka kita tinggal mengganti nilai pada cell “D9” dengan nomor ujian yang lain. Silahkan gonta-ganti nilainya untuk melihan hasil yang lain.

Oke finish.

Ini adalah salah satu kegunaan dari fungsi VLOOKUP. Tentu penerapan fungsi ini tidak hanya sebatas untuk membuat kartu ujian otomatis, ada banyak sekali kasus pekerjaan yang bisa kita selesaikan dengan menggunakan fungsi VLOOKUP. Karenanya, menurut saya sangatlah penting untuk mempelajari dan memahami betul mengenai cara penggunaan fungsi ini.
Baca Juga : Cara Menggunakan Fungsi Counta dan Countblank
Akhirnya, seperti biasa jika ada pertanyaan mengenai penjelasan fungsi VLOOKUP atau contoh penerapan fungsi VLOOKUP, silahkan sampaikan melalui kolom komentar, dan apabila dirasa tulisan ini bermanfaat, silahkan share ke teman-teman yang lain.

Salam exceler.

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Cara Menggunakan Fungsi VLOOKUP Excel Lengkap Dengan Contoh"

Post a Comment