Kupas Tuntas Cara Membuat Kartu Ujian Kombinasi Excel - Word (Mail Merge)

Sebelumnya kami telah memposting artikel mengenai cara membuat kartu ujian dengan microsoft excel semua versi. Bagi anda yang belum dan ingin mempelajarinya, bisa meluangkan waktu untuk membaca artikel tersebut.

Dan di artikel ini, kami sekali lagi ingin mengulas perihal pembuatan kartu ujian, namun dengan mengkombinasikan antara microsoft excel dan microsoft word. Kalau anda pernah mendengar tentang mail merge, fitur inilah yang akan kita manfaatkan.

Oke ...

Sebenarnya kartu ujian bisa kita buat dengan sangat cepat menggunakan excel, namun jika ingin yang otomatis seperti contoh pada artikel kami sebelumnya, maka anda harus faham cara menggunakan fungsi vlookup excel.

Nah jika anda malas (tapi mudah-mudahan tidak malas ya) untuk belajar tata cara penggunaan fungsi vlookup untuk membuat kartu ujian, maka cara yang akan kita pelajari kali ini merupkan alternatif yang paling mudah untuk digunakan dalam pembuatan kartu ujian otomatis.

Microsoft excel sebagai sumber data

Untuk praktik membuat kartu ujian menggunakan excel dan word kali ini, kita akan memanfaatkan excel sebagai sumber data. Artinya, data-data siswa yang kita perlukan dan akan ditampilkan pada kartu, akan kita simpan di file excel.

Contoh data yang akan kita gunakan sebagai bahan praktik, lebih kurangnya seperti gambar di bawah ini.

cara membuat kartu ujian di microsoft word

Dari gambar di atas, data siswa yang akan kita tampilkan di kartu ujian ialah nis, nomor ujian, nama siswa dan kelas. Apabila ingin menggunakan atau menampilkan data yang persis sama dengan kartu ujian yang sebenarnya, maka tinggal ditambahkan saja pada kolom paling kanan (setelah kolom kelas).

Penting :

Agar tidak terjadi error ketika me-load data dari word nantinya, format data sumber yang anda buat sebaiknya mengikuti gambar di atas. Buatlah tabel dengan kolom isian berjejer ke kanan, dan gunakan baris atau cell pertama sebagai header tabel. Jangan insert cell lagi di atas header tabel, kalaupun anda ingin memberi keterangan mengenai tabel, maka posisikan saja di bawah tabel.

Membuat desain kartu di word

Setelah data siswa sudah lengkap, maka selanjutnya kita akan membuat desain kartu ujian menggunakan word. Desainnya bisa anda ikuti seperti gambar di bawah ini, atau silahkan anda buat desain yang lebih menarik sesuai kreatifitas masing-masing.

cara membuat kartu peserta ujian nasional

Setelah membuat desain kartu ujian, selanjutnya kita tinggal memanfaatkan fitur mail merge untuk mengisi data nis, no. ujian dan lain-lainnya secara otomatis. Untuk menggunakan fitur mail merge, silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini.

Cara memilih sumber data mail merge

  1. Pastikan anda saat ini sedang membuka aplikasi microsoft word yang berisi desain kartu ujian yang telah dibuat sebelumnya.
  2. Arahkan kursor pada tab “mailings”
  3. Kemudian pada menu “select recipients”, klik submenu “use exiting list...” untuk membuka jendela “select data source”.
  4. Lalu pada jendela tersebut, cari file excel data siswa yang telah disiapkan sebelumnya untuk dijadikan sumber data. Kemudian klik “open”.
  5. Setelah itu akan terbuka jendela select tabel, di sini anda tinggal memilih di sheet mana anda menyimpan tabel data siswa. Kemudian lanjutkan dengan mengklik tombol “ok”.

Sampai tahap ini kita sudah berhasil melakukan setting recipients, selanjutnya kita akan meng-insert data yang sudah ter-load ke dalam kartu. Berikut ini cara yang kita lakukan.

Cara memasukkan data (field) pada mail merge

  1. Masih pada tab maillings, lakukan klik pada menu “insert merge field” (sebelumnya tempatkan dulu kursor di dalam desain kartu, letakkan setelah tanda titik dua pada masing-masing baris isian data).
  2. Pertama kita akan mengisi data nis siswa, maka setelah meletakkan kursor pada baris nis, kita tinggal memilih menu “insert merge field”, dan memilih field nis. Untuk mengisi data yang lain, kita hanya tinggal mengulangi cara yang sama.
  3. Setelah semua terisi, untuk melihat hasilnya silahkan anda klik menu “preview result” yang ada di sebelah kanan menu “insert merge field”. Dan apabila tidak ada kesalahan, maka sekarang kartu ujian telah terisi data lengkap siswa, persis seperti data yang telah kita isi pada file sumber data.
  4. Untuk melihat data siswa lainnya, kita tinggal mengklik tombol next yang ada di sebelah kanan menu “preview result”.

Hasil dari praktik pembuatan kartu ujian kombinasi excel-word kurang lebih seperti gambar di bawah ini.

membuat kartu pelajar dengan mail merge

Selesai ...

... untuk melakukan pencetakan kartu, anda bisa mencetak satu persatu kartu untuk masing-masing siswa dengan cara mengklik tombol “next” atau “previous” kemudian mencetaknya dengan cara seperti biasa.

Namun jika anda ingin melakukan pencetakan sekaligus, maka anda tinggal mengklik menu “finish & merge”, dan memilih submenu “print documents” kemudian mengisi record awal dan record akhir untuk menentukan siswa mana saja yang akan dicetak kartunya.

Sampai di sini apakah ada yang kurang jelas ?

Jikalau masih ada yang kurang dimengerti dari artikel ini, silahkan tinggalkan pertanyaan anda di kolom komentar. Kami akan berusaha sesegera mungkin untuk menjawab setiap pertanyaan semaksimal mungkin.

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Kupas Tuntas Cara Membuat Kartu Ujian Kombinasi Excel - Word (Mail Merge)"

Post a Comment