Mudah dan Cepat - Cara Membuat Kartu Ujian Otomatis Dengan Excel Semua Versi

Membuat kartu ujian baik itu kartu ujian semester, mid semester, UN dan berbagai sebutan lainnya merupakan rutinitas yang pastinya menjadi pekerjaan para staf administrasi setiap 3 bulan sekali, 6 bulan sekali dan setahun sekali.

Bagi yang sudah terbiasa membuatnya, mungkin tidak terlalu merasa kesulitan dan bisa menyelesaikan proses pembuatan kartu ujian dalam waktu yang singkat.

Namun, membuat kartu ujian bagi staf baru, atau orang yang belum terlalu mahir menggunakan aplikasi office atau aplikasi pembuat kartu ujian lainnya, pastinya akan merasa agak kesulitan dan memakan waktu yang lama.

Karenanya, sangat penting bagi para staf administrasi di sekolah-sekolah untuk mengetahui dan mempelajari cara membuat kartu ujian otomatis, yang hanya memerlukan satu atau dua proses singkat untuk menghasilkan sebuah kartu ujian.

Kaitannya dengan hal tersebut, di artikel kali ini kami akan menulis tentang cara membuat kartu ujian otomatis menggunakan aplikasi microsoft excel, dengan harapan bisa membantu kelancaran pekerjaan teman-teman sekalian.

Cara membuat kartu ujian dengan microsoft excel


Dengan excel, kartu ujian bisa dibuat secara manual ataupun menggunakan aplikasi kartu ujian otomatis yang juga bisa dibuat menggunakan excel. Kedua cara ini akan sama-sama kita pelajari pada artikel ini.

... mari mulai.

Membuat kartu ujian secara manual


Sebagai contoh, dan agar langsung bisa dipraktikkan oleh teman-teman, kita akan menggunakan data layaknya data real di sebuah sekolah. Datanya seperti berikut ini.

cara membuat kartu peserta ujian nasional

Dari data di atas, apabila kita ingin langsung membuat kartu ujiannya secara manual, maka langkah yang kita lakukan ialah tinggal membuat format kartu ujian dan mengisinya dengan data di atas. 

Format kartu ujian bisa kita buat seperti berikut ini (tergantung selera dan kreativitas teman-teman).

kartu peserta ujian sekolah excel

Setelah membuat format kartu ujian seperti di atas, maka selanjutnya kita tinggal memasukkan data yang dibutuhkan pada baris atau cell Nis, No. Ujian, Nama dan Kelas.

Apabila ingin mencetak kartu dalam jumlah banyak pada selembar kertas, maka kita tinggal menyalin format di atas dan memasukkan data seluruh siswa kemudian mencetaknya.

Sesederhana itulah cara yang bisa kita lakukan untuk membuat kartu ujian manual, sepintas mungkin terlihat mudah dan bisa kita lakukan dengan cepat. Namun, membuat kartu ujian sekolah dengan cara manual ini akan sangat melelahkan dan tidak efisien jika siswa yang akan dibuatkan kartu jumlahnya sangat banyak.

Bayangkan kalau misalkan jumlah siswa mencapai 500 orang. Berapa jam waktu yang teman-teman butuhkan untuk mengisi data masing-masing siswa satu persatu secara manual ? pasti membutuhkan waktu yang tidak sedikit bukan ?

Lalu bagaimana caranya agar pengisian data bisa dilakukan secara otomatis ?

Nah di sinilah kita membutuhkan sebuah aplikasi kartu ujian otomatis yang akan coba kita buat menggunakan excel. Dengan aplikasi tersebut, kita hanya tinggal menyiapkan data siswa saja, menyiapkan format kartu ujian dan melookup data yang telah kita siapkan.

Berikut ini langkah-langkahnya.

Membuat kartu ujian otomatis


Agar tidak memakan waktu, data yang akan kita gunakan ialah data yang sama dengan yang kita pakai pada contoh pembuatan kartu ujian secara manual di atas, format kartunya juga sama. Yang berbeda, pada format kartu akan kita isikan beberapa rumus excel untuk melookup data.

Untuk keperluan lookup data, rumus excel yang akan kita manfaatkan ialah rumus vlookup excel. Kita akan mengisi rumus ini pada baris atau cell Nis, No. Ujian dan yang lainnya.

Perhatikan cara menggunakan rumus vlookup untuk membuat kartu ujian otomatis dengan excel berikut ini.

Oh iya sebelumnya, agar kita bisa mencetak banyak kartu dalam selembar kertas, format kartu ujian akan kita copy dulu. Jumlah format kartu yang bisa ditampung dalam satu kertas tentunya berbeda-beda sesuai ukuran kertas dan ukuran format kartunya. Dan pada contoh ini, kami hanya meng-copy format kartu sebanyak 6 format saja.

aplikasi kartu ujian excel

Setelah format kartunya siap, maka selanjutnya kita tinggal mengisi rumus vlookup pada masing-masing format. Berikut ini langkah-langkahnya :

1. Pada sheet data siswa, blok semua data yang ada pada tabel data siswa mulai dari kolom nomor sampai kolom kelas, dan namai range-nya dengan “data_siswa” (atau terserah teman-teman mau menamainya dengan nama lain).

2. Kemudian buka sheet format kartu dan isikan rumus seperti berikut ini.
Pada cell nis di format kartu pertama, isi rumus vlookup seperti berikut
=VLOOKUP(1;data_siswa;2;FALSE)
lalu untuk cell di bawahnya, isikan rumus berikut (isi secara berurutan, agar rumus tidak tertukar).
=VLOOKUP(1;data_siswa;3;FALSE)
=VLOOKUP(1;data_siswa;4;FALSE)
=VLOOKUP(1;data_siswa;5;FALSE)

Setelah mengisi semua rumus di atas, apabila tidak terjadi kesalahan, maka data-data dari siswa bersangkutan akan otomatis terisi pada format kartu.

Pada format kartu kedua, ketiga dan selanjutnya, kita tinggal meng-copy rumus yang kita gunakan pada format pertama. Hanya saja, pada kalang “look-up value” rumus vlookup, nilainya bergantung pada data siswa baris keberapa yang akan kita lookup datanya.

Untuk format kartu kedua (yang akan diisi dengan data siswa nomor 2), isikan rumus berikut secara urut pada cell Nis, No. Ujian, Nama dan Kelas.
=VLOOKUP(1+1;data_siswa;2;FALSE)
=VLOOKUP(1+1;data_siswa;3;FALSE)
=VLOOKUP(1+1;data_siswa;4;FALSE)
=VLOOKUP(1+1;data_siswa;5;FALSE)

Jika tidak ada kesalahan pengisian rumus, maka format kartu kedua sekarang sudah terisi dengan data siswa nomor 2.

Any question ?

Jika ada yang bertanya kenapa kalang “look_up value” kita isi dengan nilai 1+1, maka jawabannya ialah agar lookup data tertuju pada baris data siswa nomor 2. Jadi sebenarnya nilai 1+1 ini bisa saja kita ganti dengan mengisi angka 2 secara langsung.

Nah dari rumus yang kita isikan pada format kartu kedua, kita bisa mengisi format yang ketiga dan format selanjutnya dengan merubah 1+1 menjadi 1+2, 1+3, 1+4 dan seterusnya, atau dengan langsung mengisi nomor baris tempat data siswa berada di tabel data siswa.

Sampai di sini sebenarnya aplikasi kartu ujian otomatis yang kita buat sudah bisa digunakan. Namun jika teman-teman masih kurang puas dengan desainnya. Maka teman-teman bisa merubahnya sesuai selera atau sesuai format yang telah disepakati bersama kepala sekolah.

Apabila ada yang masih kurang jelas dari artikel ini, silahkan tuliskan saja pertanyaan teman-teman pada kolom komentar di bawah. Insya Allah akan kami jawab semaksimal mungkin.

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Mudah dan Cepat - Cara Membuat Kartu Ujian Otomatis Dengan Excel Semua Versi"

Post a Comment